Bí quyết phân tích công việc để gia tăng hiệu quả quản lý nguồn lực

Phân tích công việc là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhà quản trị nhân sự nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên. Vậy kỹ năng phân tích công việc là gì? Và làm thế nào để ứng dụng hiệu quả trong quá trình quản trị nguồn nhân lực? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Kỹ năng phân tích công việc và vai trò của kỹ năng trong quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc là quá trình thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ và từ đó xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm của bản thân cũng như những nhân viên khác. Phân tích công việc trong quản trị nhân sự có thể coi là chìa khóa giúp các nhà quản trị mở ra cánh cửa thành công cho bản thân và doanh nghiệp. Phân tích công việc sẽ giúp:

• Nhà quản trị tìm ra định hướng cho quá trình lập kế hoạch và thực thi quá trình tuyển dụng, phân bổ công việc hợp lý và giữ chân nhân sự, nhân tài
• Hiểu nhân viên, giao việc đúng người để phát huy tối đa năng lực của nhân viên 
• Hỗ trợ tối ưu trong việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên
• Hoàn thiện các công tác cải thiện điều kiện làm việc, đảm bảo chế độ phúc lợi làm việc của nhân viên
• Chủ động đánh giá và xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng cao nguồn nhân lực

>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn chỉnh – Xây dựng bộ máy vững mạnh

Quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực để mang lại hiệu quả cao chính là bài toán mà mỗi nhà quản trị phải tìm ra lời giải để hướng đến sự thành công. Sau đây là quy trình 5 bước phân tích công việc chuẩn chỉnh nhất cho các nhà quản trị nhân sự:

Xác định mục đích thu thông thông tin

Trước khi phân chia, bàn giao công việc cho nhân viên các phòng ban, việc đầu tiên nhà quản trị cần phải làm đó là xác định chính xác mục đích, mục tiêu để tiến hành thu thập dữ liệu phục vụ cho việc phân tích và đưa ra quyết định chính xác nhất. Các câu hỏi mà các nhà quản trị có thể đặt ra trong quá trình này là: Công việc cần làm những đầu việc gì? Mục đích của từng nhiệm vụ là gì? Những kế hoạch triển khai trước đã từng làm như thế nào?… 

Tiến hành thu thập thông tin

Sau khi xác định được chính xác mục đích và mục tiêu, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập thông tin, dữ liệu từ các bộ phận, phòng ban có liên quan. Tuỳ thuộc vào vào đặc điểm, mô hình của công ty cũng như trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban mà nhà quản trị sẽ đưa ra được bản mô tả công việc dành cho các vị trí then chốt trong quá trình thực hiện công việc.  Có 3 phương pháp thu thập thông tin để tiền hành đó là: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp bảng câu hỏi mở và phương pháp phỏng vấn hành vi.

Kiểm tra thông tin đã thu thập 

Sau khi có những thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với ban lãnh đạo hoặc nhân sự đảm nhận nhiệm vụ để thống nhất ý kiến giữa các thành viên và tìm ra hướng giải quyết vấn đề tốt nhất. 

Chọn lọc vị trí then chốt và phân bổ nhân sự phù hợp 

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hiện phân tích công việc. Khi chọn lọc vị trí then chốt để làm việc, các nhà quản trị ngoài việc nắm rõ thông tin, yêu cầu công việc còn phải nắm rõ được năng lực, thế mạnh của nhân viên để đưa ra lựa chọn phù hợp. Phân bổ nhân sự đúng việc đúng năng lực sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao. Nếu không, việc giao việc sai người có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng là nhân viên sẽ rời bỏ doanh nghiệp. 

Tiến hành phân tích công việc là việc làm hoàn toàn khác với mô tả công việc. Phân tích công việc mang tính chất chuyên sâu phân tích để xác định rõ nhu cầu và các vị trí then chốt cho công việc và là cơ sở để tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc trong quản trị nhân lực. Ngày nay, với sự thay đổi liên tục của thị trường lao động, các nhà quản trị nhân sự cần trau dồi thêm nhiều kỹ năng để có thể đứng vững trước những biến động.

Nhà Quản trị nhân sự có thể tham khảo khóa học Quản trị nhân sự hiện đại trong bối cảnh mới tại: https://gtalent.edu.vn/chuong-trinh-dao-tao/khoa-hoc-quan-tri-nhan-su-hien-dai/

Phòng Đào tạo thuê ngoài – Giải pháp Đào tạo tổng thể cho doanh nghiệp 

Address: Tầng 3, tháp C, tòa Udic Complex, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0966272523

Email: administrator@gtalent.edu.vn

Facebook: Học Viện G-Talent