Truyền thông nội bộ là gì? 5 Cách xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ là một công cụ quan trọng giúp tăng cường sự đoàn kết và gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Bằng cách xây dựng chiến lược truyền thông trong nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu của công ty, cải thiện sự hài lòng và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ là gì? Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (Internal communication) là quá trình trao đổi thông tin, tin tức và ý kiến giữa các thành viên trong một tổ chức hoặc công ty nhằm đảm bảo sự hiểu biết chung, tăng cường tinh thần đoàn kết và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Các công cụ truyền thông trong doanh nghiệp có thể bao gồm:

• Email: Đây là công cụ truyền thông hiệu quả để chia sẻ thông tin và tài liệu giữa các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp.
• Intranet: Intranet là một mạng riêng ảo (VPN) dành cho nội bộ doanh nghiệp, cung cấp các công cụ như hội thảo trực tuyến, tin tức, tài liệu và thông tin nhân viên.
• Ấn phẩm nội bộ: Ấn phẩm nội bộ (poster, banner,…) là một công cụ truyền thông có tầm ảnh hưởng mạnh mẽ đến cộng đồng nội bộ, giúp tăng cường thông tin, tạo động lực và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
• Hội nghị trực tuyến: Công nghệ hội nghị trực tuyến cho phép nhân viên kết nối với nhau từ xa, giúp tiết kiệm chi phí di chuyển và thời gian.
• Mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn hoặc Youtube để tạo ra một diễn đàn trao đổi thông tin, cập nhật thông tin và tương tác giữa các nhân viên.
• Trò chơi, cuộc thi, sự kiện tập thể: Đây là những cơ hội để rút ngắn khoảng cách giữa mọi người trong công ty. Thông qua các trò chơi hay những phong trào thi đua các thành viên trong công ty sẽ hiểu rõ nhau hơn và nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ.

Truyền thông nội bộ là một phương tiện quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong tổ chức. Nó giúp đẩy mạnh sự hiểu biết và sự đồng thuận trong nhóm, cũng như đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin mới nhất và đầy đủ nhất về hoạt động của tổ chức. Hoạt động này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và tăng cường năng suất của tổ chức, bằng cách giúp các nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và cách thức hoạt động của họ.

>> Xem thêm: Xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp – Phương thức giữ chân nhân tài hiệu quả

5 cách xây dựng chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu trong doanh nghiệp nhưng hiện nay vẫn có rất nhiều người hiểu lầm về khái niệm này như truyền thông nội bộ là PR inhouse,  là văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ không phải là hoạt động quản lý nhân sự. Để truyền thông trong nội bộ hiệu quả, nhà quản lý cần có kế hoạch xây dựng chiến dịch chuẩn chỉnh.

Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp hiện tại 

Đánh giá thực trạng doanh nghiệp hiện tại là một bước cơ bản và quan trọng trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả. Việc này giúp định hướng các hoạt động truyền thông phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, từ đó xác định được mục tiêu và phương hướng phát triển truyền thông nội bộ. 

Nếu không đánh giá được thực trạng hiện tại, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp không phù hợp hoặc thiếu tính thực tiễn, gây lãng phí tài nguyên và thời gian. Đồng thời, đánh giá thực trạng cũng giúp doanh nghiệp nhận ra những khó khăn, thách thức và cơ hội, từ đó đưa ra các kế hoạch và giải pháp phù hợp để cải thiện truyền thông nội bộ, đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông

Việc xác định đối tượng truyền thông giúp cho các thông điệp được đưa ra phù hợp với từng đối tượng nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin và giảm thiểu sự hiểu nhầm, nhận thức sai lệch. 

​​Việc xác định đối tượng truyền thông có thể dựa trên các yếu tố như chức vụ, bộ phận làm việc, trình độ, kinh nghiệm làm việc, độ tuổi và sở thích của từng đối tượng nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những thông điệp phù hợp, phản ánh đúng nhu cầu và quan điểm của từng nhóm nhân viên.

Bước 3: Lập kế hoạch và xác định thông điệp truyền tải

Lập kế hoạch là một yếu tố vô cùng quan trọng trong việc thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả. Kế hoạch giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động truyền thông đều được thực hiện đúng thời gian, đúng mục đích và đạt được kết quả như mong đợi. Kế hoạch cũng giúp định hình chiến lược truyền thông dài hạn của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp cụ thể để đạt được mục tiêu trong tương lai.

Ngoài ra, tại bước này các nhà quản trị cần xác định được rõ ràng thông điệp cần truyền tải. Việc lựa chọn và xác định thông điệp phù hợp sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, thông điệp còn giúp cải thiện sự hiểu biết, đồng thuận và trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình. Bằng cách đưa ra thông điệp chính xác và hiệu quả, truyền thông nội bộ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều hiểu và thực hiện đúng mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp.

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông và hành động

Việc xác định chiến lược truyền thông cũng giúp doanh nghiệp đối phó với các thách thức và tình huống không mong muốn trong quá trình truyền thông nội bộ. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát triển các kế hoạch và hành động cụ thể để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu của mình. Sau đó, từ những chiến lược của bạn sẽ được chuyển thành hành động cụ thể. Việc trả lời những câu hỏi sau sẽ giúp bạn đưa ra một kế hoạch hoàn chỉnh:

• Triển khai các hoạt động này vào thời điểm nào?
• Người chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch là ai? 
• Những hoạt động nào sẽ phù hợp cho chiến lược bạn đặt ra?

Bước 5: Đo lường hiệu quả truyền thông

Đo lường hiệu quả truyền thông trong là một yếu tố quan trọng để đánh giá và cải thiện chiến lược truyền thông nội bộ của một doanh nghiệp. Nó giúp xác định mức độ hiệu quả của các hoạt động truyền thông, đưa ra đánh giá về sự đóng góp của truyền thông đối với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời giúp phát hiện và khắc phục những sai sót trong chiến lược truyền thông nội bộ. 

>> Xem thêm: 5+ cách quản trị nhân sự thời đại mới mà doanh nghiệp không thể thiếu

Trong quá trình triển khai truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp, các nhà quản trị cũng cần phải lưu ý một số vấn đề như phải thật hiểu rõ vấn đề của doanh nghiệp, phải biết cách lắng nghe từ phía lãnh đạo và đặc biệt phải lưu ý đến tính chất địa phương hóa để đưa ra những chiến dịch truyền thông phù hợp với nhân viên công ty.

Phòng Đào tạo thuê ngoài – Giải pháp Đào tạo tổng thể cho doanh nghiệp 

Address: Tầng 3, tháp C, tòa Udic Complex, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0966272523

Email: administrator@gtalent.edu.vn

Facebook: Học Viện G-Talent